Software für Kanzleien

Steuererklärung

Softwarelösungen für Kanzleien von Rechtsanwälten, Notaren und Steuerberatern

Software für KanzleienWer würde heute noch mit Karteikarten und Aktenbergen seine Kunden verwalten wollen? Niemand der effizient und kundenorientiert arbeiten möchte. Dabei stellen gerade die Kanzleien von Rechtsanwälten, Notaren und Steuerberatern ganz besondere Ansprüche an die Software die für ihre Bereiche benötigt wird.

Man möchte schnellen Zugriff auf alle Kunden und den dazugehörenden Daten. Außerdem muss eine solche Softwarelösung möglichst allumfassend, d.h. auch die Teilbereiche der jeweiligen Anforderungen parat haben und weiterhin muss sie flexibel genug sein um mögliche Änderungen der Gesetzeslage oder der Besteuerung schnell und unkompliziert zu erfassen.

Sie muss die einzelnen Arbeitsschritte optimieren und somit den Zeitaufwand verkürzen. Regelmäßige Updates der Programme sind daher ebenfalls Pflicht und Hersteller die solche Updates auch schnell und angepasst zur Verfügung stellen. Sie müssen, falls mit verschiedenen Programmen innerhalb einer Lösung gearbeitet wird, Programmübergreifend arbeiten können und sollten mit gängigen Office Programmen und Bürosoftware kompatibel sein. Bei all diesen Anforderungen sollen sie aber noch zusätzlich möglichst leicht und ohne großen Lernaufwand von Nutzer bedienbar sein. Stabilität ist ein weiteres Kriterium – wer mag schon Programmabstürze welche die Arbeit von Stunden zunichte machen wenn das Zwischenspeichern mal vergessen wurde.

Auch ein guter Support, ideal ist dabei eine gute Erreichbarkeit des selbigen wie z. B. 7/24, ist unbedingt erforderlich. Alles in Allen sind die Softwarelösungen für die Kanzleien von Rechtsanwälten, Notaren und Steuerberatern sehr aufwändig, aber keine ordentliche und solide Kanzlei kommt mehr ohne sie aus. Inzwischen gibt es eine recht große Auswahl von Lösungen für die jeweiligen Anforderungen der einzelnen Berufsgruppen was die Wahl der richtigen durchaus zu einem Problem machen kann. Deswegen sollte man sich vorab Gedanken darüber machen welche Anforderungen für die jeweilige Gruppe vorhanden sind und welche man selbst an diese Softwarelösungen stellt.

Softwarelösungen für Kanzleien von Steuerberatern

Bei Softwarelösungen für Steuerberater gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Möglichkeiten die sich unter anderem nach der Größe der Kanzlei richten. Viele dieser Möglichkeiten verfügen über eine sogenannte Modulbausweise welche sich je nach Anforderungen oder Größe anpassen und/ oder erweitern lässt.

Steuerberater sparen Zeit durch eine passende SoftwareausstattungBereits in den Grundmodulen für kleinere Kanzleien sollte folgende Anwendungen vorhanden sein: die möglichen Steuerformen wie Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer u.s.w., eine elektronische Bescheidprüfung sowie eines Jahresabschlusserstellung, Finanzbuchhaltung, eine gesonderte oder einheitliche Feststellung, Anlageverwaltung und Betriebswirtschaftliche Auswertung. Weiterhin sollte eine gute Kompatibilität zu anderen gängigen Office Anwendungen sowie den unterschiedlichen Dateiformaten gegeben sein. Weiterhin sollte die Anwendung für den Nutzer komfortabel und nicht zu lernintensiv sein. Eine gute Verwaltbarkeit mit guten Suchfunktionen nach verschiedenen Kriterien, wie Name, Datum, Steuernummer oder anderen Kriterien und schnellem Zugriff auf die Datenbank ist ebenfalls erforderlich.

Erweiterungen, z. B. bei Vergrößerung der Kanzlei oder bei Aufstockung des Angebots, z. B. Baulohn oder Krankenkassenwartung, sollten problemlos einzufügen sein. Regelmäßige Updates, optimalerweise online ohne großen Zeitaufwand, sind infolge der sich ständig ändernden Steuern und Steuersätze ebenfalls Pflicht.

Neben dem Marktführer Datev gibt es inzwischen viele weitere Anbieter dieser Softwarelösungen wie Agenda, SteuerCon und HMD, um nur ein paar zu nennen. Jede Softwarelösung in diesem Bereich bietet ein wenig unterschiedliche Möglichkeiten und ein Vergleichen ist eminent wichtig. Beim Erwerb einer solchen Software ist es wichtig die eigenen derzeitigen Ansprüche und die möglichen Erweiterungen Derselben im Auge zu behalten und sich für ein Programm zu entscheiden welche diese auch berücksichtigt.

Kanzleisoftware für Rechtsanwälte und Notare

Wer sich eine neue Softwarelösung für seine Kanzlei anschaffen möchte sollte sich überlegen welchen Funktionsumfang die Lösung unbedingt haben sollte. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Adressen, Akten, Vorgängen und den dazugehörenden Terminen. Eine Schriftsatzerstellung mit den Aktendaten ist ebenfalls wichtig und man wünscht sich auch eine Abwicklung der Buchhaltung der Kanzlei.

Dazu gehören unter anderem die Rechnungsstellung mit Berechnung nach den Gebührensätzen der RVG. Weiterhin die Abwicklung von Inkassofällen inklusive das Forderungsmanagements mit Mahnwesen und gegebenenfalls Zwangsvollstreckung. Die Software sollte mit anderen gebräuchlichen Office Anwendungen kompatibel sein und Konvertierungsmöglichkeiten haben. Weiterhin sollte sie gute Suchfunktionen nach einzelnen Suchkriterien, nicht nur Name oder Adresse sondern auch andere wie Aktenzeichen oder Datum, haben und schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf die kompletten Vorgänge bieten.

Gute Bearbeitungsmöglichkeiten sind ebenfalls sehr wichtig sowie Erweiterungsmöglichkeiten bei Vergrößerung oder Umstellung des Angebots. Außerdem sind regelmäßig angebotene Updates, optimalerweise online und automatisch durchführbar, sehr wichtig sowie ein guter möglichst ständig, also 7/24, erreichbarer Support. Die Nutzung sollte möglichst ohne endlose Schulungen möglich und weitgehend intuitiv sein, wobei angebotene Schulungen, ebenfalls online möglich, und gute Tutorials auch dazu gehören sollten.

Der derzeitige Marktführer Datev ist einer der ältesten Firmen die sich auf diese Bereiche spezialisiert haben, aber es gibt inzwischen auch weitere sehr gute Alternativen wie z. B. Haufe, Advokat, Syndikus, WinRa, TriNotar , ReNoStar und viele weitere. Die meisten bieten die gängigsten Anwendungen innerhalb ihrer Softwarelösung an aber trotzdem gibt es große Unterschiede. Praktisch ist es wenn man diese Programme entweder erst einmal in einer Testversion, welches allerdings den Nachteil hat das dieses Programm dann auf dem eigenen PC installiert und später falls sie nicht zusagt wieder deinstalliert werden muss, oder online ausprobieren und testen kann.

Wichtig bei der Auswahl der richtigen Software Lösung ist die Überlegung welche Anforderungen man persönlich und speziell an die erforderliche Software hat und welche diese am besten umzusetzen vermag. Das ist auch davon abhängig, ob sich die Kanzlei in einer Großstadt, mit einer Vielzahl von eher unverbindlichen telefonischen und elektronischen Anfragen, oder in einem persönlicheren ländlichen Umfeld. Rechtsanwälte in einer Großstadt legen vermutlich eher Wert auf eine Softwarelösung, die einen reibungslosen Mail-Workflow erlaubt. Eine Kanzlei auf dem Land legt vielleicht mehr Wert darauf, Mandantendetails übersichtlich ablegen zu können.

Praxistipps

Bevor man sich für eine bestimmte Softwarelösung entscheidet sollte man noch die nachfolgenden Dinge berücksichtigen. Dazu gehört unter anderem der Preis einer jeden Software und was sie kostet bis sie funktionsfähig auf dem eigenen PC installiert ist.

Der Grundpreis ist gelegentlich sehr niedrig angesetzt beinhaltet aber oft nur ein relativ wenig nützliches Basispaket wobei die nötigen Erweiterungen sofort wieder zu Buche schlagen. Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor sind die Installation und Wartung der Software sowie die Kosten der Updates. Dort verstecken sich oft große Kostenfallen. Wer sich die Installation des Programms und der möglichen Erweiterungen nicht zutraut benötigt zusätzlich noch professionelle Hilfe vor Ort was einen weiteren Kostenfaktor darstellt da manche Programme sehr komplex sind und somit Hilfe eines mit der Software vertrauten Dienstleisters erforderlich ist was wieder ein erheblicher Kostenfaktor sein kann.

Wenn man all diese Dinge berücksichtigt wird man feststellen das ein günstiges Programm schnell auch recht teuer werden kann. Auch der Support wird gelegentlich über sogenannte Wartungsverträge schnell recht teuer. Man sollte darauf achten das der Hersteller seine Kunden zumindest in der Anfangs- und Einstiegszeit kostenfrei unterstützt und die Installation oder der Umgang mit dem entsprechenden Programm nicht so aufwändig ist das man viel Hilfe benötigt. Auch wenn man die Installation in die Hände eines Profis legt sollten zumindest die Updates nicht das regelmäßige Anfordern Desselben nötig machen und weitgehend automatisiert sein.

Wer all diese Dinge vorab berücksichtigt und die Angebote gut vergleicht sollte keine Probleme haben die für sich und seine Anforderungen richtige Softwarelösung zu finden.

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