Knomos – Software für Kanzleien

Wer sich eine neue Softwarelösung für seine Kanzlei anschaffen möchte sollte sich überlegen welchen Funktionsumfang die Lösung unbedingt haben sollte. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Adressen, Akten, Vorgängen und den dazugehörenden Terminen. Eine Schriftsatzerstellung mit den Aktendaten ist ebenfalls wichtig und man wünscht sich auch eine Abwicklung der Buchhaltung der Kanzlei.

Dazu gehören unter anderem die Rechnungsstellung mit Berechnung nach den Gebührensätzen der RVG. Weiterhin die Abwicklung von Inkassofällen inklusive das Forderungsmanagements mit Mahnwesen und gegebenenfalls Zwangsvollstreckung. Die Software sollte mit anderen gebräuchlichen Office Anwendungen kompatibel sein und Konvertierungsmöglichkeiten haben. Weiterhin sollte sie gute Suchfunktionen nach einzelnen Suchkriterien, nicht nur Name oder Adresse sondern auch andere wie Aktenzeichen oder Datum, haben und schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf die kompletten Vorgänge bieten.

Gute Bearbeitungsmöglichkeiten sind ebenfalls sehr wichtig sowie Erweiterungsmöglichkeiten bei Vergrößerung oder Umstellung des Angebots. Außerdem sind regelmäßig angebotene Updates, optimalerweise online und automatisch durchführbar, sehr wichtig sowie ein guter möglichst ständig, also 7/24, erreichbarer Support. Die Nutzung sollte möglichst ohne endlose Schulungen möglich und weitgehend intuitiv sein, wobei angebotene Schulungen, ebenfalls online möglich, und gute Tutorials auch dazu gehören sollten.

Der derzeitige Marktführer Datev ist einer der ältesten Firmen die sich auf diese Bereiche spezialisiert haben, aber es gibt inzwischen auch weitere sehr gute Alternativen wie z. B. Haufe, Advokat, Syndikus, WinRa, TriNotar , ReNoStar und viele weitere. Die meisten bieten die gängigsten Anwendungen innerhalb ihrer Softwarelösung an aber trotzdem gibt es große Unterschiede. Praktisch ist es wenn man diese Programme entweder erst einmal in einer Testversion, welches allerdings den Nachteil hat das dieses Programm dann auf dem eigenen PC installiert und später falls sie nicht zusagt wieder deinstalliert werden muss, oder online ausprobieren und testen kann.

Wichtig bei der Auswahl der richtigen Software Lösung ist die Überlegung welche Anforderungen man persönlich und speziell an die erforderliche Software hat und welche diese am besten umzusetzen vermag. Das ist auch davon abhängig, ob sich die Kanzlei in einer Großstadt, mit einer Vielzahl von eher unverbindlichen telefonischen und elektronischen Anfragen, oder in einem persönlicheren ländlichen Umfeld. Rechtsanwälte in Köln legen vermutlich eher Wert auf eine Softwarelösung, die einen reibungslosen Mail-Workflow erlaubt. Eine Kanzlei im ländlichen Celle legt vielleicht mehr Wert darauf, Mandantendetails übersichtlich ablegen zu können.