Funkcionalnost Knomosa

Knomos je proizvod namenjen  onima koji obavljaju intelektualnu profesiju pravnog karaktera.

Kada jedan od njih sedne za svoj radni sto, prvo sto pomisli je "Sta sada treba da radim"? To se poklapa sa prvim pitanjem koje postavlja sebi jedan korisnik kada ima ispred sebe novi tek instaliran  softver.

Knomos je pre svega organizovan oko jedne personalne agenda koju svi koriste. Relativne registracije koje su u programu nazvane "obaveze" podeljene su u dve velike kategorije:

• one koje su definisane kao "Obaveze", ili aktivnosti koje po prirodi stvari treba  kompletirati u jednom odredjenom vremenu, zavode se  pod rokovima mnogo vremena pre njihovog isteka, tretiraju se obicno  po kriterijumu urgentnosti,  u ostalim slucajevima baziraja se na kriterijumu "first-in, first-out";
• i one koje su nazvane" dogadjaji",  operacije koje treba da se izvrse ili kojima treba prisustvovati u jednom specificnom momentu (na primer, jedan sastanak, koji moze biti otkazan,  kojem nije moguce prisustvovati pre ili posle predvidjenog vremena).
  
• Registracije obaveza memorise korisnik preko  reference koja  moze biti datum  cas ili jedan  identifikacijski kod , koji se koristi da bi se izbegao manualni opis obaveza ( koja se nista manje moze  izmeniti i kompletirati po potrebi)  olaksava standardizaciju govora datih opisa u okviru organizacije kojoj prippada. Beleske u slobodnom formatu mogu da se dodaju kada  i ako je to potrebno, isto tako indikacije o drugim osobama koje su ukljucene, ostali  operateri , supervizori, revizori saradnici i njihove grupe koji imaju zajednicke rokove, ako korisniku bude dato pravo da  to uradi sa osvrtom na subjekt o kome se radi .
  

Svaka obaveza je povezana sa jednim odredjenim predmetom ili projektom. "Predmet" i njegova relativna fascikla, su druga osnovna metafora koriscena od strane Knomosa. Jedan predmet moze biti bilo koji posao ili mandat poveren od strane klijenta, ili bilo koja procedura, subprocedura unutar jednog predmeta, pregovori, konsultacija ili neka druga duznost koja je poverena organizaciji koja koristi Knomos ili jednom od njenih clanova, ukljucujuci u tom slucaju, na primer, ono sto se odnosi na aktivnost profesionalnog azuriranja ili druge duznosti interne prirode. Deo filozofije Knomosa je da te jedinice budu podeljene na najmanje moguce frakcije koje treba da sacuvaju smisao  termina project management, tako na primer, pregovore  pri transakcijama treba tretirati  odvojeno   od bilo koje druge pravno korelativne procedure, prinudno izvrsenje  jedne mere sudskog postupka koja je dovela do njene emanacije i tako dalje.

Record  svakog predmeta identifikuje"klijenta" to moze biti naravno i sama organizacija koja koristi Knomos ili jedan njen departman) i uopste svaki deo samog predmeta, vrednost koja je u igri, kompetentni organi ili administracija koja je eventualno time obuhvacena, objekat, vrsta posla, ili sektor prava koji se time  obuhvata, osim eventualnih   referenca za Account Manager, kancelarija koja je generisala predmet , profesionalac kome je poveren mandat,  partner ili upravni direktor  i glavni branilac itd..

Svaki predmet biva zatim  povezan sa:

• relativnim obavezama (svi ukljuceni i samo "dogadjaji"i "duznosti", na nacin koji je gore opisan,);
• sa licnim podacima, profilima i koordinatama stranaka -  klijentima,  sa korisnikom i sa zastupanom strankom ako je razlicita od prve, i drugim sostancijalnim strankama, njihovim pravnikom, sa vestacima, sa korispondentima, itd.;
• sa relevantnim dokumentima (sa onim koji su generisani unutar jedne kancelarije ili sa onim koji su dobijeni iz drugih izvora);
• registracijama aktivnosti i vec izvrsenim prestacijama ako takve postoje , pri izvrsenju zahtevanog posla po datom predmetu.

Prestacije i gore navedene aktivnosti moze registrovati direktno korisnik ali u najvecem broju slucajeva one se generisu pri proveri relativnih registracija u agendi, po izvrsenju odredjenih obaveze. Record  prestacija sadrzi (ili nasledjuje od relativne obaveze ) ne samo momenat i opis same aktivnosti i identitet osobe koja je intervenisala nego i sve beleske u slobodnoj formi koje  se smatraju korisnim,  cene i predujmovi koji eventualno nisu potroseni na racun klijenta i vreme koje je utroseno. To dozvoljava programu da bude koriscen kao  timesheet, da izracunava vrednost satnice uradjenog posla, posto je parametriran na varietetu mogucih unitarnih troskova (za profesionalca, za klijenta, za predmet, itd.), isto tako za satnice generisane iz tarifarnih sistema koje definise sam korisnik (kao sto je to Tariffa Nazionale Forense koja je vec ubacena u program), u statisticke svrhe, izracunavanje troskova fakturisanja -sa ciljem da se automatski sastavi spisak troskova koji se podnosi sudijama i arbitrima pri proceduri u kojoj  se priznaju troskovi po sistemu satnice stranki koja odnese pobedu. Sve ove virtualne vrednosti se cuvaju odvojeno od onih koje su  dostupne za  fakturisanje, i  koriste se sa ciljem da se   uporedjuju i analiziraju, za kontrolu  upravljanja i projekcije, odvojeno od efektivnih racunovodstvenih vrednosti, koje brinu o poslovima koji se ne fakturisu, od dugovanja koja se ne mogu povratiti, do aktivnosti pro bono i specijalnih uslova i okolnosti koje se  mogu  primeniti na konkretnom slucaju.
Dokumenti koji se odnose na jedan predmet mogu se uneti u odredjenu fasciklu iz bilo kog izvora (kao sto je jedan skenerisani akt, i njegova verzija trasformisana u tekst via OCR, prikazi, video, poruke elektronske poste, kompjuterski fajlovi generisani iz bilo koje aplikacije iz bilo kog formata, pretrazivanje hipertekstovi, celokupni database, itd). Ili mogu da se generisu  iz Knomosa tokom ekspletacije jedne obaveze  registrovane u arhivima programa,  ako je to neophodno na bazi predefinisanih formulara,  kada su ti isti popunjeni ako je moguce sa vec registrovanim podacima za naredne izmene, prosirenja i naredna slanja, na papiru ili u elektronskom obliku.

Jedan log svih  transakcija izvrsenih od strane registrovanih korisnika instalacije Knomos bice sacuvan u jednom posebnom databejzu, koji moze biti periodicno ekportovan da bi se sacuvao offline.
Dozvola za neophodne privilegije podleze odluci administratora, tako da svaki operater  moze da koristi dokumente  i ostale podatke sadrzane u Knomosu, kao i sofisticirane  instrumenata za pretrazivanje  stavljene na raspolaganje kao jedna baza saznanja koja bi trebalo da se razvija vremenom i da se  azurira od strane svih korisnika  kopije ovog programa. Slicno tome, koordinatori i odgovorni u kancelariji, ili u jednom od njenih departmana  mogu da koriste njen log i njene funkcije  u sekciji  rokovi radne grupe sa ciljem upravljanja u workflow-u i project managementu, kontrole  upravljanja i osnovnog EPR.

Osim toga, sama priroda Knomosa je da upravlja na "gladak" nacin  po pitanju sigurnosti i kontrole pristupanja, da omogucava  odredjenoj organizaciji da podeli u stilu "extranet", neke sopstvene podatke sa drugim osobama, dozvoljavajuci na primer pristup samo za citanje  jednom odredjenom klijentu, do registracija relevantnih za aktivnosti koje su uradjene za njega sa  referencom za jedan datum mandat i/ili dokument povezan sa istim, ili da dozvoli jednoj drugoj kancelariji ili spoljasnjem profesionalcu da radi na odredjenom broju  dokumenata koji se mogu zajednicki koristiti. 
Nepotrebno je reci da je Knomos mnogo vise  od onog sto je ovde prakticno moguce opisati . Za ostale detalje, savetujemo da pogledate dokumentaciju Knomosa ili samu aplikaciju, kao  i iskustva u koriscenju diskutovanim na Forumima Knomosa.