Modul de Funcţionare Knomos

Knomos este un produs destinat celor care exercită o profesie în domeniul legal.
Când o persoana se aşează la birou, primul său gând este de obicei "Ce trebuie să fac acum?". Printr-o coincidenţă, aceasta este şi prima întrebare pe care şi-o pune un utilizator postat în faţa unui nou software, abia instalat.

Astfel, Knomos este în primul rând organizat în jurul agendei personale şi a celei comune. Înregistrările corespunzătoare, care în program sunt denumite "activităţi" sunt împărţite în două mari categorii:

• cele denumite "lucrări", adică activităţi şi proiecte ce trebuie în mod normal efectuate într-un anumit termen prestabilit, după ce le-au fost atribuite scadenţe cu suficient timp înainte, şi care trebuie în mod normal tratate după urgenţă, sau din contră, după criteriul primul înregistrat, primul rezolvat "first-in, first-out";
• şi cele denumite "evenimente", care corespund activităţilor de îndeplinit sau la care trebuie participat, într-un moment anume (de exemplu, o întâlnire care poate fi anulată sau amânată, dar la care nu se poate participa nici înainte nici după momentul strict fixat).

Înregistrările activităţilor sunt memorate de utilizator prin referire la o anumită dată şi oră şi la un cod de referinţă, ceea ce îl scuteşte de a tasta manual descrierea lor (care nu mai puţin poate fi modificată sau completată după dorinţă) şi care facilitează standardizarea limbajului unei astfel de descrieri în cadrul organizaţiei din care face parte. La nevoie pot fi efectuate adnotări în format liber şi pot fi indicate alte persoane implicate, cum sunt alţi operatori, supervizori, revizori, colaboratori, sau grupuri având scadenţe comune, dacă utilizatorul are dreptul de a le efectua cu privire la subiectul respectiv.

Fiecare activitate este legată de o dată sau proiect prestabilite. "Proiectul", şi partiţia corespunzătoare, sunt a doua metaforă fundamentală utilizată de Knomos. Un proiect poate fi orice lucrare sau mandat încredinţat de clientul final, sau orice procedură, subprocedură în cadrul unei alte proceduri, negociere, consultanţă sau altă sarcină încredinţată organizaţiei care utilizează Knomos sau unor membri ai acesteia, incluzând într-un astfel din urmă caz, spre exemplu, activitatea de actualizare profesională sau însărcinările de natură internă. Face parte din filozofia Knomos ca aceste unităti să fie subdivizate în alte câteva părţi care să aibă un sens în ce priveşte project management-ul, astfel că, de exemplu, negocierea unei tranzacţii ar trebui probabil să fie tratată separat de orice procedură judiciară având legătură cu aceasta, iar executarea silită a unei hotărâri judecătoreşti de procedura care a condus la pronunţarea ei, şi aşa mai departe.

Înregistrarea unui proiect identifică "clientul" (care poate fi în mod evident respectiva organizaţie care utilizează Knomos, sau unul din departamentele sale), şi în general părţile proiectului respectiv, valoarea proiectului, autoritatea judiciară sau administrativă eventual implicată, subiectul, tipul lucrării sau domeniul de drept în cauză, la care se adaugă eventuale trimiteri la Account Manager, la biroul care a deschis dosarul, la profesionistul căruia i s-a încredinţat însărcinarea, la partenerul sau directorul responsabil de rezolvarea sarcinii, sau la apărătorul principal, etc.

La rândul său, un proiect este legat:

• de activităţile respective (incluzând toate şi exclusiv "evenimentele" şi "lucrările", în sensul definit mai sus, privind cauza);
• de datele personale, profilurile şi coordonatele părţilor - ale clientului, de beneficiar şi partea reprezentată, de alte părţi importante, de reprezentanţii lor, de experţi, de corespondenţi etc.;
• de documentele relevante (fie cele interne, fie cele provenite din alte surse);
• şi, evident, de înregistrările privind activităţile şi prestaţiile deja efectuate, dacă este cazul, în executarea lucrărilor presupuse de proiectul respectiv.

Prestaţiile şi activităţile de mai sus pot fi înregistrate direct de către utilizator, dar în majoritatea cazurilor sunt generate prin simpla apăsare a înregistrărilor corespunzătoare din agendă, odată îndeplinite activităţile respective. Înregistrările prestaţiilor conţin (sau moştenesc de la activitatea respectivă) nu numai momentul şi descrierea activităţii desfăşurate şi identitatea persoanei implicate, sau orice altă notare oportună, dar şi costurile suplimentare suportate sau avansate în numele clientului, precum şi timpul alocat. Aceasta permite ca programul să fie utilizat ca timesheet, pentru a calcula valoarea per oră a muncii depuse, în funcţie de o varietate de costuri unitare posibile (per profesionist, per client, per proiect, etc.), ca şi onorariile prevăzute de sistemele de tarifare definite de utilizator (cum este Tariful Naţional al Avocaţilor Italieni deja instalat în program), în scopuri statistice, pentru calculul costurilor - de asemenea pentru redactarea automată a notelor de cheltuieli ce sunt supuse atenţiei judecătorilor şi arbitrilor în procedurile în cadrul cărora recuperarea cheltuielilor este recunoscută părţii câştigătoare pe baza unui sistem tarifar. Toate aceste valori virtuale sunt stocate şi salvate separat de celelalte reţele deja disponibile pentru tarifare, astfel putând fi utilizate şi comparate pentru orice tip de analiză a performanţei, control al gestiunii sau al proiectelor, independent de valorile contabile, care trebuie să ţină seama de munca nefacturabilă, de creditele nerecuperabile, de activitatea desfăşurată pro bono şi de condiţiile speciale sau circumstanţele care pot fi aplicabile cazului concret.

Documentele aferente unui proiect pot fi "importate" în partiţia respectivă din orice surse (cum ar fi un act scanat şi versiunea sa transformată în text via OCR, imagini, video, mesaje primite prin poşta electronică, fişiere de computer create de orice aplicaţie în orice format, cercetări, hypertext, baze de date, etc.). În mod alternativ, acestea pot fi create chiar de Knomos, în executarea unei activităţi înregistrate în arhivele programului - posibil pe baza formularelor predefinite, şi într-un asemenea caz după ce au fost înregistrate pe cât posibil cu datele deja existente - pentru modificări ulterioare, extinderi sau revizuiri, şi de asemenea, pe hârtie sau în format electronic.

Un log al tuturor tranzacţiilor executate de utilizatorii înregistraţi de Knomos va fi păstrată într-o bază de date separată, care poate fi exportată periodic pentru a fi conservată offline.

Ca urmare a acordării drepturilor de utilizare necesare din partea unui administrator, orice operator poate să utilizeze documentele şi celelalte date conţinute de Knomos, ca şi instrumentele sofisticate de căutare puse la dispoziţie, ca o bază de date destinată dezvoltării progresive şi adusă la zi cu trecerea timpului de toţi utilizatorii unei copii a programului. În mod similar, coordonatorii şi reprezentanţii societătii, biroului sau ai unui departament al acestora, pot utiliza logul şi funcţiunile cu privire la scadenţele grupului pentru gestionarea workflow-ului şi a project management-ului, pentru controlul gestiunii, şi pentru supervizare ERP.

De asemenea, chiar natura programului Knomos, şi capacitatea sa de gestiune a măsurilor de siguranţă şi a access control-ului, fac posibile pentru o organizaţie să împartă cu terţe persoane în mod "extranet" unele din propriile date, acordând de exemplu accesul unui anumit client la înregistrările cu privire la activitatea şi acţiunile întreprinse în cadrul mandatului încredinţat şi/sau la documentele relevante, sau permiţând unui alt birou sau profesionist extern să lucreze asupra anumitor documente.

Este inutil să precizăm că Knomos înseamnă mult mai mult decât se poate descrie în mod practic aici. Pentru detalii suplimentare, vă îndrumăm către Documentaţia Knomos, la aplicaţia în sine, şi la experienţa dobândită din discuţiile pe Forum-ul Knomos.