Le funzionalità di Knomos

Knomos è un prodotto dedicato a coloro che esercitano una professione intellettuale in campo legale.

Ora, quando uno di loro siede ad una scrivania, il primo pensiero è di solito "Cosa devo fare adesso?". Per coincidenza, questa è anche la prima domanda che si pone un utente posto di fronte a un nuovo software appena installata.

Così, Knomos è innanzitutto organizzato attorno all'agenda, personale e condivisa. Le relative registrazioni, che nel programma sono chiamate "impegni" sono suddivise in due grandi categorie:

• quelle definite "incombenti", ovvero attività e progetti che devono normalmente essere completati in un tempo prefissato, dopo essere stati normalmente scadenziati con un ampio anticipo,  e che vengono normalmente trattati secondo la rispettiva urgenza, o diversamente sulla base del criterio "first-in, first-out";
• e quelle chiamate "eventi", che corrispondere ad operazioni da compiere o cui essere presenti in un momeno specifico (ad esempio, un appuntamento, che può essere cancellato o spostato,  ma cui non è possibile partecipare prima o dopo il tempo fissato).

Le registrazioni degli impegni sono memorizzati dall'utente mediante riferimento ad una data ed ora e a un codice identificativo, che evita all'utente di digitare manualmente la descrizione dell'impegno (che può non di meno essere modificata o completata come desiderato) e facilita la standardizzazione del linguaggio di tali descrizioni nell'ambito dell'organizzazione di cui fa parte. Note in formato libero possono essere aggiunte quando e se necessario, così come l'indicazone di altre persone coinvolte, come altri operatori, supervisori,  revisori,  collaboratori, o gruppi di questi cui la scadenza sia comune,  se l'utente viene dato il diritto di farlo con riguardo ai soggetti in questione.

Ciascun impegno è connesso ad una data pratica o progetto. La "pratica", e il relativo fascicolo, sono la seconda fondamentale metafora utilizzata da Knomos. Una pratica può essere qualsiasi lavoro o mandato affidato dal cliente finale, o qualsiasi procedura, subprocedura all'interno di una procedura, trattativa, consulenza o altra incombenza assegnata all'organizzazione che fa uso di Knomos o ad uno dei suoi membri, inclusi in tal caso, ad esempio, quanto inerente ad attività di aggiornamento professionale o a  mansioni di natura interna. E' parte della filosofia di Knomos che tali unità siano suddivise nelle più piccole frazioni possibili che conservino un senso in termini di project management, cosicché, per esempio, la trattativa in vista di una transazione dovrebbe probabilmente essere trattata serparatamente da ogni procedura giudiziale correlata,  l'esecuzione forzata di un provvedimento dalla procedura che ha condotto alla sua emanazione, e così via.

Il record di ciascuna pratica identifica il "cliente" (che può essere ovviamente l'organizzazione stessa che fa uso di Knomos, o uno dei suoi dipartimenti) e in generale le parti della pratica stessa, il valore in gioco, l'autorità giudiziaria o amministrativa eventualmente coinvolta, l'oggetto, il tipo di lavoro o il settore del diritto implicati, più eventuali riferimenti all'Account Manager, all'ufficio che ha originato la pratica, al professionista che ha raccolto il mandato,  al partner o dirigente responsabile del suo espletamento o difensore principale, etc..

A sua volta, ciascuna pratica è connessa:

• agli impegni relativi (inclusi tutti e solo gli "eventi" e gli "incombenti",  nel senso sopra definito,  pertinenti alla stessa);
• ai dati personali, profili e coordinate delle parti - dal cliente,  al beneficiario e alla parte rappresentata se diversi dal primo, alle altre parti sostanziali, ai loro legali, ai periti, ai corrispondenti,  etc.;
• ai documenti rilevanti (sia quelli generati internamente che quelli acquisiti da altre fonti);
• e, ovviamente, alle registrazioni delle attività e prestazioni già compiute, se ve ne sono,  in esecuzione del lavoro richiesto dalla pratica stessa.

Le prestazioni ed attività suddette possono essere registrate direttamente dall'utente, ma nella maggiorparte dei casi sono generate semplicemente dalla spunta delle relative registrazioni in agenda, una volta adempiuti i relativi impegni. I record delle prestazioni contengono (o ereditano da quello dell'impegno relativo) non solo il momento e la descrizione dell'attività svolta, e l'identità della persona intervenuta,  e ancora qualsiasi nota a forma libera possa essere nel caso opportuna, ma i costi borsuali e non eventualmente sostenuti o anticipati in nome del cliente, e il tempo speso. Ciò permette al programmadi essere utilizzato come timesheet, calcolare il valore orario del lavoro svolto, parametrato su una varietà di possibili costi unitari (per professionista, per cliente, per pratica, etc.), così come gli onorari generati da sistemi tariffari definibili dall'utente (quali la Tariffa Nazionale Forense che è già precaricata nel programma), a scopi statistici, di calcolo dei costi e di parcellazione - nonché ai fini della redazione automatica delle note spese da sottomettere a giudici ed arbitri nei procedimenti in cui le spese vengono riconosciute alla parte vittoriosa sulla base di un sistema tariffario. Tutti questi valori virtuali vengono conservati e salvati separatamente da quelli resi disponibili per l'effettiva parcellazione,  così da poter essere utilizzati e confrontati ai fini di qualsiasi tipo di analisi di performance,  controllo di gestione o proiezione, indipendentemente dagli effettivi valori contabili, che devono tener conto del lavoro non fatturabile, dei crediti non recuperabili, dell'attività svolta pro bono e di speciali condizioni o circostanze che possono essere applicabili al caso concreto.

I documenti inerenti ad una pratica possono essere "importati" nel fascicolo relativo da qualsiasi fonte (quali un atto scannerizzato e la sua versione trasformata in testo via OCR, immagini, video, messaggi di posta elettronica ricevuti, files di computer generati da qualsiasi applicazione in qualsiasi formato, ricerche, ipertesti, interi database, etc.). In via alternativa,  possono, normalmente nell'espletamento di un "incombente" registrato negli archivi del programma, essere generati da Knomos - se opportuno sulla base di formulari predefiniti,  e in tal caso dopo che gli stessi sono stati precompilati per quanto possibile con i dati già registrati - per ulteriori modifiche, ampliamenti e revisioni, e successivo inoltro, su carta o in forma elettronica.

Un log di tutte le transazioni compiute dagli utenti registrati di una installazione di Knomos viene mantenuta in un database separato, che può essere esportato periodicamente per essere conservato offline.

Subordinatamente all'avvenuta concessione dei necessari privilegi da parte di un amministratore, ciascuno operatore può di conseguenza far uso dei documenti ed altri dati contenuti in Knomos, così come dei sofisticati strumenti di ricerca da questo messi a sua disposizione, come di una base di conoscenza, destinata a essere sviluppata in modo incrementale ed aggiornata con il passare del tempo dall'intero pool degli utenti di una data copia del programma. Similmente,  coordinatori e responsabili dello studio, dell'ufficio o di un loro dipartimento possono fare uso del suo log e delle sue funzioni di scadenziamento di gruppo a fini di gestione del workflow e di project management, di controllo di gestione, e di ERP di base.

Inoltre, la natura stessa di Knomos, e la fine granularità della gestione della sicurezza e del controllo degli accessi,  rende possibile ad una data organizzazione condividere, in stile "extranet",  alcuni dei propri dati con terze pari, consentendo ad esempio un accesso in sola lettera ad un dato cliente alle registrazioni relative alle attività per lui svolte in riferimento ad un dato mandato e/o ai documenti inerenti allo stesso,  o permettendo ad un altro studio o professionista esterno di lavorare su un certo numero di documenti condivisi.

Inutile dire che vi è molto più in Knomos di quanto sia pratico descrivere qui. Per ulteriori dettagli, rimandiamo alla Documentazione di Knomos, all'applicazione stessa, ed alle esperienze d'uso discusse nei Fora di Knomos.