Les fonctions de Knomos

Knomos est un produit dédié à tous ceux qui exercent une profession intellectuelle dans le domaine juridique.

Aujourd'hui, lorsque l'un d'entre eux s'installe à son bureau, sa première pensée est en général "Que dois-je faire maintenant?". Par coincidence, c'est aussi la première demande que se pose un utilisateur confronté à un nouveau software à peine installé.

Ainsi, Knomos est avant tout organisé autour de l'agenda, personnel et partagé. Les enregistrements relatifs, qui dans le programme sont dénommés "taches" sont subdivisés en deux grandes catégories:

• celles définies comme "taches", c'est- à -dire les activités et projets qui doivent normalement etre achevés dans un délai déterminé, dont l'échéance doit avoir été normalement anticipée longtemps en avance,  et qui sont normalement traitées en fonction de leur urgence respective, ou bien sur la base du critère "first-in, first-out";
• et celles dénommées "événements", qui correspondent à des opérations qui doivent etre réalisées  ou qui se présentent à des moments spécifiques (par exemple, un rendez-vous, qui peut etre annulé ou reporté, mais auquel il n'est pas possible de participer avant ou après le moment pour lequel il a été fixé).

Les enregistrements des taches sont insérés par l'utilisateur par le biais d'une référence à une date, un horaire et un code d'identification, ce qui évite à l'utilisateur d'avoir à introduire manuellement la description de la tache (qui peut du moins etre mofifiée ou complétée comme désiré) et facilite la standardisation du langage de ces description dans le cadre de l'organisation de laquelle elle fait part. Des notes en format libre peuvent etre ajoutées quand cela se révèle nécessaire, ainsi l'indication des autres personnes impliquées, ou d'autres opérateurs, superviseurs, vérificateurs, collaborateurs, ou groupes de telles personnes pour lesquelles l'échéance serait commune,  si autorisation est donnée à l'utilisateur de le faire vau regard des personnes en question.

Chaque tache est reliée à une affaire ou à un projet. L' "affaire", et le dossier y relatif, sont la deuxième métafore fondamentale utilisée par Knomos. Unae affaire peut consister en tout travail ou mandat conféré par le client final, ou toute procédure ou sous-procédure à l'intérieur d'une procédure, négociation, consultation ou autre tache assignée à l'entité qui fait usage de Knomos ou à l'un de ses membres, ce qui inclut dans ce cas, per exemple, ce qui est inhérent à l'activité de mise à jour professionnelle ou à des missions de nature interne. Cela fait partie de la philosophie de Knomos que de telles unités soient subdivisées en de plus petites fractions  qui conservent néanmoins un sens en terme de project management, de sorte que, par exemple, la négociation d'une transaction devrait normalement etre traitée séparément de chaque procédure judiciaire qui y est liée, ainsi que l'exécution forcée d'une sentence de la procédure qui a conduit à sa promulgation, et ainsi de suite.

L'enregistrement de chaque affaire identifie le "client" (qui peut évidemment etre l'entité meme qui fait usage de Knomos, ou l'un de ses départements) et en général les parties à  cette l'affaire, la valeur en jeu, l'autorité judiciaire ou administrative éventuellement impliquée,  l'objet, le type d'activité ou la branche juridique, ainsi que d'éventuelles références à l' Account Manager, au cabinet à l'origine de cette affaire, au professionel qui a obtenu le mandat, au partner ou au dirigeant responsable de son exécution ou défenseur principal, etc..

A son tour, chaque affaire est reliée:

• aux taches correspondantes (inclus uniquement et tous les événements et taches, dans leur sens ci-dessus défini,  pertinenti alla stessa);
• aux données personnelles, profils et coordonnées des parties - du client,  au bénéficiaire et à la partie représentée si elle est différente du premier, aux parties substantielles, à leurs avocats, aux experts, aux correspondants,  etc.;
• aux documents significatifs (autant ceux générés de manière interne que ceux obtenus de la part d'autres sources);
• et, évidemment, aux enregistrements des activités et prestations déjà effectuées, s'il y en a, pour l'accomplissement de l'activité requise par cette meme affaire.

Les prestations et activités sus-mentionnées peuvent etre enregistrées directement par l'utilisateur, mais dans la majeure partie des cas elle sont tout simplement générées par le pointage des inscriptions dans l'agenda, une fois les taches concernées accomplies. L'enregistrement des prestations contiennent (ou dérivent de la tache qui y est liée) non seulement le moment et la description de l'activité effectuée, et l'identité de la personne qui l'a effectuée, et aussi toutes notes en forme libre qui pourrait etre opportune, mais également les frais déboursés ou éventuellement non soutenus ou anticipés au nom du client, et le temps passé. Cela permet au programme d'etre utilisé come timesheet, de calculer le cout horaire de l'activité exercée, paramétré sur une variété de couts unitaires possibles (par professionnel, par client, par affaire, etc.), ainsi comme des honoraires générés par des systèmes de tarifications définis par l'utilisateur (telle la "Tariffa Nazionale Forense" Italienne qui est déjà préchargée dans le programme) dans un but de statistiques, de calcul des couts et des notes d'honoraires - ainsi au'aux fins de la rédaction automatique des notes de frais et honoraires à soumettre  aux juges et arbitres dans les procédures dans lesquelles les frais sont remboursées à la partie victorieuse sur la base d'un système de tarification.    Toutes ces valeurs virtuelles sont conservées et sauvées séparément  de ceux qui sont rendues disponibles pour l'établissement de la note de frais effective, ainsi afin de pouvoir etre utilisés et confrontés aux fins de tout type d'analyse de résultat, controle de gestion ou de projection, indépendemment des des valeurs contables effectives, qui doivent tenir compte des activités non facturables, des crédits non récupérables, de l'activité effectuée pro bono et des conditions spéciales ou des circonstances qui peuvent etre applicables au cas concret.

Les documemts inhérents à une affaire peuvent etre "importés" dans le dossier de toute source (un acte scanérisé et sa verison transformée en texte via OCR, immages, video, messages de poste électronique, dossier d'ordinateurs générés par toute application en tou format, recherche, hypertextes, banques de données entières, etc.). De manière alternative, peuvent, normalement dans l'exécution d'une tache enregistrée dans les archives du programme, etre générés à partir de Knomos - si opportun sur la base de formulaires prédéfinis, et dans ce cas après que ceux ci aient été complétés tant que possible avec les données déjà enregistrées - ppour d'ultérieures modifications, amplifications et révisions, sur papier ou sous forme électronique.

Un log de toutes les transactions effectuées par les utilisateurs enregistrés dans une installation de Knomos est maintenu dans une banque de données séparée, qui peut etre exportée périodiquement pour etre conservée offline.

Suite à la concession des privilèges nécessaires, chaque opérateur peut  en conséquence faire usage des documents et des autres données contenues dans Knomos, ainsi que des instruments fr recherche sophistiqués ainsi mis à sa disposition par ce dernier, comme base de connaissances, destinée à etre développée de manière extensive et mise à jour dans le temps par l'intégralité du pool des utilisateurs d'une meme copie du programme. De manière similaire, les coordinateurs et responsables du cabinet, du service ou de l'un de leurs départements peuvent utiliser son mot de passe et ses fonctions d'échéancier de groupe aux fins de la gestion des flux de travail et du management des projets, de controle de gestion , et de la supervision des ERP de base.

En outre, la nature meme de Knomos, la finesse de la gestion de sa sécurité et du controle de  ses accès, rend possible à une organisation donnée de partager, de manière "extranet",  certaines de ses données propres avec des tiers, leur consentant par exemple un accès en lecture seule à un client donné aux enregistrements relatifs aux activités engagées à son égard en conformité à un mandat précis et/ou à la documentation relative à ce dernier, ou permettant à un autre cabinet ou professionnel exterieur de travailler sur un certain nombre de documents partagés.

Nul besoin de préciser que Knomos est bien plus riche que son utilité pratique ici décrite. Pour toutes autres précisions, nous vous renvoyons à la Documentation de Knomos, à l' application elle-meme, et aux expériences d'utilisation discutées dans le Forum de Knomos.