Как функционира Knomos

Knomos е продукт, предназначен за лица, осъществяващи интелектуална дейността в областта на правото.

Сега, когато едно лице седне зад бюрото си, първото нещо, което се пита е "Какво трябва да свърша първо?". По случайност това е първият въпрос, който си задава всеки потребител на новоинсталиран софтуер.
Така, Knomos e преди всичко фокусиран към ежедневната програма, лична и обща, в най-широк, етимологичен смисъл на думата. Съответните регистрации, които е програмата се наричат "impegni" (в превод на български "ангажимент/ задължение/задача") са разделени в две категории:

• така наречените "задачи", т.е. дейности и проекти, които трябва да бъдат изпълнени в определен период от време и които са предварително планирани с достатъчно голям времеви аванс, и които обикновено се изпълняват в зависимост от тяхната спешност, или казано с други думи въз основа на критерия "first-in, first-out";
• и тези, наричани "събития", които представляват действия, които едно лице трябва да извърши или или в които следва да вземе участие в конкретно определен момент (например среща, която може да бъде отменена или отложена, но на която не може да присъства по-рано или по-късно от уговорения час).

Съответните вписвания се запазват от потребителят с посочване на подходящ час и идентификационен код, който позволява на потребителя да избегне въвеждането на ръка на описание на съответната задача  и спомага за стандартизирането на начина на записване на тези описания. Бележки под формата на свободен текст могат да се въвеждат в свободна форма, когато е необходимо (това например може да бъде въвеждане на друг служител, който работи по същото дело, контолиращи лица, сътрудници, или група, за която съответния срок за изпълнение се отнася), ако потребителя има право да прави това по отношение на останалите лица.

Всяка задача се отнася до конкретно дело или проект. "Дело" и отнасящият се до него файл с документи, представляват втората метафора, използвана от Knomos. Дело може да бъда всяка инструкция или искане на краен клиент, или каквато и да е процедура, под-процедура, свързана със съдебно производство, преговори, консултация или друга възложена работа на ползващата Knomos организация или на един от нейните членове, включително, например, административни задачи. Част от философията на Knomos е тези секции да бъдат подразделени на възможно най-малките части, които биха имали смисъл от гледна точка на ръководене на проект, като въз основа на това подразделяне, например, преговори по сключване на споразумение по дадено дело следва да бъдат отделени като отделна задача от свързаното с тях съдебно произвоство, изпълнението на съдебно решение от предишното съдебно дело, и т.н.

Записването на всеки файл, принадлежащ към определено дело идентифицира "клиентът" (който, както става ясно, може да бъде както самата организация, използваща Knomos, така и неин отдел) и по принцип страните по делото, паричен размер на спора/проекта, съдебен район, в който ще се гледа делото, предмет на спора, характера на работа, област от правото, приложим към делото, включително евентуални препратки към Account Manager, както и офис, който ръководи делото, адвокат - ръководител на проекта,  и т.н.

От своя страна всяко дело е свързано към:

• съответният списък със задачи (включително всички и само "събития" и "задачи", в смисъла, посочен по-горе, отнасящ се до същото дело);
• личните данни, описание и данни за контакт със страните по делото - от клиента и представляващите го лица (ако има такива), до другите страни, експерти, кореспонденти, юридическия съветник на насрещната страна, и т.н.;
• релевантните документи (както тези, вътре-създадени, така и други);
• и, разбира се, записване на дейностите и на осъществените престации, свързани с изпълнението на исканата работа във връзка с делото/проекта.
  

Тези осъществени престации и дейности могат да бъдат записани директно от потребителят, но в повечето случаи просто могат да бъдат отбелязани в списъка със задачите като изпълнени. Релевантният запис на изпълнена задача съдържа (или следва от този на съответната задача) не само времето и описание на осъществената дейност, но и лицето, което я е осъществило, бележки, относими към делото/проекта, както и времето за изпълнение. Това позволява програмата да бъде използвана като timesheet, и да  изчислява таксите, осъществено на базата на почасовата тарифна ставка, параметър, който може да има различни стойности (за адвоката, за клиента, за делото, и .т.н.), както и таксите, изчислени въз основа на определена тарифа на потребителя като Националната тарифа на италианските адвокати (която вече зададена в програмата),  за статистически и платежни цели - както и за автоматично създаване на списък на разноските, свързани с воденото дело, които спечелилата дело страна претендира да й бъдат възстановени от насрещната страна, на базата на тарифна система. Всички тези виртуални разходи са сложени и запазени отделно от тези, свързани с съответното заплащане на услугите, и по този начин могата да се използват за статистически анализ, анализ на извършената работа, контол на управлението и  предвиждания, без връзка с истинските счетоводни отчитания, които следва да взимат предвид неплатимата работа, лоши кредити, pro bono дейности или специално уговорки или последици, приложими към конкретния случай.

Документите, отнасящи се до едно дело или проект могат да бъдат "внесени" във файла посредством всякакви средства (например сканиран нотариален акт и/или неговата OCR версия, снимки, видео записи, съобщения, получени по електронна поща, компютърни файлове, създадени посредством всякакви програми във всякакъв формат, правни проучвания, цялата база данни и т.н.). Алтернативно, документите, отнасящи се до едно дело или проект, създадени от Knomos обикновено при изпълнение на "задача", се регистрират в системата - може би въз основа на съществуваща формулировка и попълнени автоматично, когато това е възможно с подходяща информация - за последващи изменения и/или допълнения и последващото им прехвърляне на хартиен или електронен формат.

Log на всички операции, извършени от регистрираните потребители на Knomos се съхранява в отделна база данни, която може да бъде изнесена периодично с цел да бъде съхранена offline.

В зависимост от наличието на необходимите привилегии на съответният администратор, всеки потребител би могъл да се възползва от документите и останалите данни, съдържащи се в Кnomos, както и от изключителните средства за търсене, от гледна точка на базата на знания, които са на негово разположение, която база е развита и обновена от целия пул от потребители на едно копие на програмата. Аналогично, координаторите и отворните лица в кантората, офиса или съответния отдел могат да използват своя log и функциите по определяне на съдържанието на задачите и сроковете им за изпълнение на групата с цел управление на проекти, контрол на управлението и основно ERP.

Освен това, истинската същност на Knomos, и в края на краищата на съвършеното управление на сигурността и контол на достъпа, дават възможност за една организация, в стил "extranet", да дават достъп на трети лица до определена информация, отнасяща се до осъществени или предстоящи действия в рамките на зададени инструкции, и/или до документи, отнасящи се до същите, или да позволят на други фирми или външни консултанти да работят с определени документи и/или информация.

Следва да бъде отбелязано, че съществуват много повече неща, които трябва да бъдат казани за Knomos. За повече информация, моля вижте Knomos Документи, самата програма и най-добрият опит, който се дискутира във Форумите на Knomos.